Handleiding voor werknemers

Nieuw bij Werktijd.be? Bekijk ons introductie-filmpje!

Lees ook onze privacyverklaring

De weekkalender

De kalender toont uw registraties altijd in weekweergave. Uitzondering: bepaalde weken worden onderbroken door de start van een nieuw kalenderjaar, een nieuwe referteperiode of een nieuwe periode met andere arbeidsduurregeling, bijvoorbeeld bij wijziging van uw arbeidsregime. In die situaties worden het eerste en tweede deel van de week afzonderlijk weergegeven, met een nieuw beginsaldo van de tellers 'inhaalrust' en/of de 'verloftellers' in het tweede deel van de week.

U navigeert naar een bepaalde week via het kalendersymbool rechtsboven.

Werktijd en afwezigheid registreren

Klik in de kalender op de plaats waar u een tijdsblok wilt registreren. U kunt ook een tijdsblok registreren door de linkermuisknop ingedrukt te houden en naar beneden of boven te slepen. En een aangemaakt tijdsblok kunt u knippen, kopiëren en plakken met de rechtermuisknop, het einduur of het hele tijdblok kunt u verslepen met de linkermuisknop. Kiest u voor de optie 'halve dag' of 'hele dag' dan wordt de duur berekend op basis van uw werkrooster zoals ingesteld door uw beheerder. Registreert u een tijdsblok dat doorloopt over de middag (= 12u tot 14u) dan kunt u optioneel uw middagpauze invullen zodat u voor- en namiddag niet afzonderlijk moet registreren.

Bij registratie van werktijd kunt u optioneel aanduiden aan welk organisatieproject en/of persoonlijk project u werkt en een omschrijving invullen. Heeft een bepaald project subniveaus dan kunt u enkel tijd registreren op het laagste subniveau.

Werkt u op een feestdag? Registreer een tijdsblok met werktijd en vink 'feestdagwerk' aan. Gevolg: er verschijnt een extra teller met inhaalrust voor feestdagwerk (die teller is zichtbaar als u klikt op 'Toon tellers' onderaan uw kalender). De teller verdwijnt van zodra u die inhaalrust volledig hebt opgenomen (opname gebeurt via registratie van een blok 'afwezigheid - inhaalrust voor feestdagwerk'). Opmerking: werkt u op een feestdag minder uren dan je werkrooster normaal voorziet, registreer dan zowel een blok 'werktijd: feestdagwerk' als 'afwezigheid: feestdag'. Voorbeeld: een werknemer werkt op pinkstermaandag 3 uren in de voormiddag (normaal werkt hij op maandagen 8 uren). Hij registreert twee blokken: een blok 'feestdagwerk' van 3 uren in de voormiddag, en een blok 'feestdag' van 5 uren in de namiddag.

Bij registratie van werktijd kunt u ook aanvinken als er sprake is van een specifieke compensatieregeling ('20% compensatie' wordt toegevoegd aan de teller 'compensatie flexuren', '50% en 100% compensatie' aan 'compensatie overuren'). Het invulveld 'Reden' is optioneel.

Ter info:

• Als uw werkgever dat zo instelt wordt de 20% compensatie voor flexuren automatisch toegekend. In dat geval hoeft u dus nooit zelf '20% compensatie' aan te duiden.
• Werkuren na middernacht kunt u bij de eerste of tweede kalenderdag registreren. Begonnen uw prestaties voor middernacht dan registreert u die bij de eerste kalenderdag: enkel zo werkt de melding 'daggrens van 11 uur overschreden' correct.
• Registreert u een tijdsblok in de toekomst dan wordt dat gemarkeerd met een rode kader. Eens de datum voorbij is moet u de tijdsregistratie bevestigen door het aan te klikken. Via de rode knop rechtsboven kunt u meerdere tijdsblokken tegelijk bevestigen.
• Nog niet goedgekeurde aanvragen voor telewerk of opname van verlof/inhaalrust worden gemarkeerd met een rode stippellijnkader.

Bij afwezigheid registreert u het aantal uren dat uw werkrooster voorzag. Afwezigheden worden als volgt in mindering gebracht van de tellers:

Uw beheerder kan een verplichte volgorde voor het opnemen van verlof instellen (bv. eerst wettelijk verlof, dan extralegaal verlof, dan ...). Verloftypes die u omwille van de verplichte verlofvolgorde nog niet kunt opnemen worden in het lichtgrijs weergegeven.

Afwezigheidsdagen die door uw beheerder bij alle werknemers tegelijk werden geregistreerd (zoals feestdagen) hebben een extra vermelding 'collectief geregistreerd'.

Geregistreerde tijdsblokken hebben volgende kleuren:

• Werktijd: donkerblauw
• Werktijd met feestdagwerk of specifieke compensatieregeling: lichtblauw
• Opname van inhaalrust of verlof: geelgroen
• Feestdag: rood
• Andere afwezigheden: grijs

Werkt u deeltijds in het kader van tijdskrediet, een thematisch verlof, progressieve werkhervatting of gedeeltelijke werkverwijdering, dan kan uw werkgever uw inactiviteitsdagen zichtbaar maken in uw kalender. Die inactiviteitsdagen krijgen dan een rode kleur. En als u prestaties registreert op zo'n geplande inactiviteitsdag dan worden die uren toegevoegd aan een specifieke teller 'verschoven uren'. U kunt die uren nadien opnemen door registratie van een afwezigheid 'opname verschoven uren'.

Tellers

Als u klikt op 'Toon tellers' onderaan uw kalender vindt u een aantal tellers:

• De tellers 'inhaalrust' berekenen per week de meeruren en compensatie voor flex- en overuren. 20% compensatie voor flexuren wordt automatisch berekend als uw werkgever dat zo heeft ingesteld. 50% en 100% compensatie voor overuren wordt enkel berekend als u bij de registratie van werktijd zelf 'specifieke compensatieregeling van toepassing: 50% - 100%' aanduidt. In onderbroken weken wordt de compensatie voor flex- en overuren altijd in het tweede deel van de week berekend.
• De teller 'inhaalrust voor feestdagwerk' verschijnt van zodra u feestdagwerk registreert en tot u de inhaalrust volledig opneemt.
• Het saldo van de verloftellers: verloftellers rekenen in uren behalve de teller 'vrij te kiezen vervangingsfeestdagen'.

Meldingen

Er verschijnt een melding bovenaan de weekkalender als:

• u een tijdsblok hebt geregistreerd
• de referteperiode binnen een maand eindigt
• er sprake is van een onderbroken week
• het geregistreerd aantal werkuren de daggrens of weekgrens overschrijdt
• de toegekende compensatie voor flexuren het maximum van 6 dagen/kalenderjaar overschrijdt
• het saldo meeruren de grens van 143 uur overschrijdt
• u tijd in de toekomst hebt geregistreerd
• een vooraf gepland tijdsblok voorbij is maar nog wacht op bevestiging

Extra mogelijkheden

Via de knop rechtsboven stelt u een nieuw wachtwoord in, via de knop toont u uw contractueel werkrooster in de weekkalender (in het lichtgrijs op de achtergrond) en via meldt u af.

Via de knop registreert u sneller tijd: als u eerst uw 'standaardrooster' aanmaakt kunt u één of meerdere weken tegelijk registreren. Die optie is bijvoorbeeld handig als u meestal dezelfde werktijden hebt, u een aantal dagen aan hetzelfde project werkt of een langere periode verlof neemt.

Via de knop 'Instellingen' kunt u persoonlijke projecten definiëren. Die zullen enkel voor u selecteerbaar zijn bij de registratie van werktijd. Om tijd te winnen kunt u hier ook uw favoriete organisatieprojecten en persoonlijke projecten instellen. U vindt hier ook info om uw werktijd.be-weekkalender over te brengen naar andere software met een agenda (bv. outlook, google calendar, apple calendar). En u kunt uw taal kiezen: Nederlands of Frans. Ter info: in de Franstalige versie worden enkel de knoppen rechtsboven uw kalender en de rapporten 'Meer info over' bij 'Toon tellers' nog in het Nederlands weergegeven.

Heeft uw werkgever de optie 'Onkosten' geactiveerd dan kunt u via de knop '' onkosten aangeven. Vul een duidelijke omschrijving van de onkost in.

Via de knop 'Rapportage' kunt een weekoverzicht afdrukken en rapporten trekken over geregistreerde werktijd voor organisatieprojecten en persoonlijke projecten.

Is ingesteld dat telewerk, opname van verlof of registratie van onkosten alleen mogelijk is mits voorafgaande goedkeuring? Via de knop 'Berichten' krijgt u melding als een aanvraag werd goedgekeurd of geweigerd. Ter info: bij weigering van verlof wordt het tijdsblok verwijderd in uw kalender. Bij weigering van telewerk wordt de status 'telewerk' verwijderd maar blijft het tijdsblok zelf bestaan (dus als prestaties zonder telewerk).

Bent u teamverantwoordelijke? Dan hebt u toegang tot gegevens van teamleden via de extra knop 'Mijn team bekijken'. Als uw beheerder dat zo heeft ingesteld kunt u hier ook aanvragen van teamleden voor verlof, telewerk en/of onkosten goedkeuren of weigeren. U krijgt een bericht rechtsboven uw kalender als er aanvragen wachten op uw goedkeuring. Een andere extra knop, 'Toon aan- en afwezigheden team' is bijvoorbeeld handig bij het plannen van verlof.

Registratie van telewerk en woon-werkverkeer

Registratie van telewerk of woon-werkverkeer is alleen mogelijk als uw werkgever die extra opties heeft geactiveerd.

Telewerk registreren

Bij registratie van een blok prestaties kunt u aanduiden of het om telewerk gaat:

• Registratie van telewerk kan per tijdsblok afzonderlijk (via het aanvinkvakje) of voor alle prestatieblokken op eenzelfde dag samen (via de knop of naast de datum van de betrokken dag). En via de knop 'Rapportage' rechtsboven uw kalender vindt u een maandoverzicht van uw telewerk, van daaruit kunt u ook registreren.
• Kan telewerk pas na goedkeuring, dan krijgt u via de knop 'Berichten' een melding als uw telewerkaanvraag is goedgekeurd of geweigerd. Bij weigering van telewerk wordt de status 'telewerk' verwijderd maar blijft het tijdsblok zelf bestaan (dus als prestaties zonder telewerk).
• Annuleert u een reeds goedgekeurde telewerkaanvraag dan krijgt uw leidinggevende een aanvraag tot annulatie.

Woon-werkverkeer registreren

Werkt u op wisselende tewerkstellingsplaatsen of maakt u voor woon-werkverkeer gebruik van wisselende verplaatsingsmiddelen dan kan uw werkgever een extra optie 'woon-werkverkeer registreren' activeren. Zo kunt u dagelijks registreren waar u werkt of hoe u zich naar het werk verplaatst.

• Registratie van woon-werkverkeer kan via de knop naast de datum van de betrokken dag. Dat symbool is:
  • niet zichtbaar op dagen zonder tijdsregistraties of met alleen telewerk of afwezigheid
  • blauw op dagen met alleen telewerk (= geen woon-werkverkeer te registreren)
  • rood als u nog woon-werkverkeer moet registreren
  • groen als u al woon-werkverkeer hebt geregistreerd
• Over specifieke situaties kunt u een opmerking ingeven (bv. 'vandaag dubbel woon-werkverkeer wegens afzonderlijke ochtend- en avondvergadering')
• Via de knop 'Rapportage' rechtsboven uw kalender vindt u een maandoverzicht van uw woon-werkverkeer, van daaruit kunt u ook registreren.
• Mogelijk stelde uw werkgever voor u een standaard vervoersmiddel of tewerkstellingsplaats in: dan moet u alleen nog woon-werkverkeer registreren op dagen waarop u zich verplaatst met een ander vervoersmiddel of naar een andere tewerkstellingsplaats.

Werktijd.be op uw smartphone

m.werktijd.be is een vereenvoudigde versie van Werktijd.be, geoptimaliseerd voor kleine schermen. U kan werktijd, telewerk, afwezigheden en woon-werkverkeer registreren, maar het is niet mogelijk om de tellers te raadplegen, onkosten te registeren of instellingen te wijzigen.

m.werktijd.be heeft wel een start/stop-knop. U drukt op "Start" bij het begin van de werkdag en op "Stop" aan het eind. Het begin- en einduur worden dan automatisch ingevuld bij de registratie van een blok werktijd.

m.werktijd.be is niet beschikbaar in de App Store, maar het is wel mogelijk om een icoon toe te voegen aan uw beginscherm:

m.werktijd.be voor Android

Open de Chrome webbrowser, surf naar m.werktijd.be, klik op drie puntjes ⋮ naast de adresbalk en kies "Add to Home Screen" of "Toevoegen aan startscherm".

Ziet u "Toevoegen aan startscherm" niet in het menu, maar wel "Werktijd.be openen"? Dan is m.werktijd.be reeds geïnstalleerd op uw smartphone.

m.werktijd.be voor iPhone

Open de Safari webbrowser, surf naar m.werktijd.be, klik op de share-knop en kies "Add to Home Screen" of "Zet op beginscherm".

Extra info als u werkt met variabele werkroosters

Deze info is alleen relevant als u een (contractueel overeengekomen) variabel werkrooster hebt, dus niet als u een vast werkrooster hebt of als u werkt met glijtijden.

• Als uw werkgever uw weekroosters opmaakt krijgt u automatisch een e-mail van zodra er een nieuw rooster in uw kalender staat. Via de knop 'Planning weekroosters' rechtsboven uw kalender vindt u extra info over al geplande weekroosters.
• Roostert u zelf, dan kunt u weekroosters opmaken via de knop 'Planning weekroosters' rechtsboven uw kalender. Hebt u in een bepaalde week al iets gepland in uw weekkalender (bv. een dag verlof) dan is dat zichtbaar bij het opstellen van een weekrooster zodat u daarmee kunt rekening houden. Er is ook een knop om het rooster van een eerdere week te kopiëren.
  Slaat u een weekrooster op dan krijgt uw werkgever een melding. En na zijn beslissing om het rooster goed te keuren of aan te passen krijgt u zelf een melding via e-mail. Een opgemaakt rooster verschijnt dus pas in uw kalender na goedkeuring door uw werkgever.
  U krijgt een melding bovenaan uw weekkalender als er voor de huidige of voorbije we(e)k(en) nog geen rooster is opgemaakt of goedgekeurd.

Definitief geplande tijdsblokken verschijnen in uw kalender en worden gemarkeerd met een rode kader. Eens de datum voorbij is moet u de tijdsregistratie bevestigen door het aan te klikken. U kunt dan de inhoud van het tijdsblok nog aanpassen (bijvoorbeeld registratie van een afwezigheid, een organisatieproject, ...). Ter info: via de rechtermuisknop kunt u een eerder gepland tijdsblok in twee delen splitsen. Bijvoorbeeld als u wilt registreren dat u eerst een uur aan organisatieproject X werkte en nadien twee uur aan organisatieproject Y.

Registreert u extra tijd buiten een al gepland werkrooster dan krijgt uw werkgever een melding. En na zijn beslissing om de extra tijd goed of af te keuren krijgt u zelf een bericht in Werktijd.be via de knop rechtsboven uw kalender. Extra tijdsregistraties buiten het geplande werkrooster krijgen een groene kader.

Ter info: voor werknemers met een variabel werkrooster zijn er rechtsboven de weekkalender geen knoppen 'Standaardrooster overbrengen' en 'Toon contractueel werkrooster'.